近年来，随着广西科技师范学院从专科学校升格为全日制本科院校，学校的师生规模均翻番，许多有经验的辅导员因各种原因转岗，新的辅导员工作一时对接不上。据统计，仅2017年就有12名辅导员转岗，在不同程度上影响了毕业生档案管理和邮寄工作质量。
1. 对档案工作的重要性认识不足
从2017年统计数据看，该校12个学院档案合格率从75.2%到93.1%不等，合格率达到100%的学院没有，总体合格率仅为88.8%。而通过2018年的专题培训后，引起了大家的高度重视，档案总体合格率增长了7.2个百分点，邮件退回率下降6个百分点，12个学院中合格率为100%的就达到8个。但仍存在一些二级学院领导及部分辅导员对学生档案的重要性认识不够，对学生填报档案工作指导不到位，最后导致档案合格率偏低，少量邮寄被退回等问题。
2 .缺乏毕业生档案规章制度规范
由于该项工作原来属于该校学生工作处管理，毕业生档案管理和邮寄工作仅作为学生工作的一部分，没有相应的规章制度约束。归口档案室管理后，由于人员变动原因，再加上档案室升格为档案馆，涉及大量的事务性工作，相应的管理制度尚未健全，导致学生档案管理和邮寄工作缺乏规章制度规范，在一定程度上影响档案质量。
3. 部分学院辅导员与档案数量配比偏低且很不均衡
数据显示，该校教育科学学院17年辅导员配比第二低、退回率第二，2018年辅导员配比第三低、档案合格率倒数第三、邮件退回率第三。还有文化与传播学院2017年辅导员配比第三低、合格率倒数第二，2018年辅导员配比第四低、合格率倒数第二、退回率第二。可见档案管理和邮寄工作的合格率、退回率与辅导员配比有直接的关系。另外，各学院之间辅导员与档案数量的配比差距也较大。如职业教育学院2017年、2018年的辅导员与学生档案数的配比分别为1：26和1：52，而经济与管理学院2017年、2018年的辅导员与学生档案数的配比分别为1：354和1：299，1个辅导员对应的档案数差距达到200多份，在不同程度上影响的档案管理的质量。
4 .档案袋地址的填写不规范，导致寄出档案被退回
档案袋地址的填写不规范是导致档案寄出被退回的主要原因。例如该校2018届文化与传播学院某学生家在云南省元阳县，按要求该生正确填写的邮寄地址是云南省元阳县红河州人力资源和社会保障局。但由于学工处导出的邮寄地址是红河州人力资源和社会保障局，辅导员不小心就直接填写了学工处导出的邮寄地址，导致邮递员不知道把档案邮寄到哪里。