（一）档案记载了人类的生产实践活动。
档案是人类社会活动的产物，是人们社会实践活动的历史记录。许多历史事实表明，档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物并非是随人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。在漫长的原始社会，人类是靠简单的语言和动作表达思想，凭记忆贮存信息。然而，语言、动作的传达受到时间和空间的极大限制，记忆也难免有遗忘和失真。所以，人们创造了“结绳记事”和“刻木为契”等方法来贮存和备用信息和知识。这些结绳和刻契起着记录、备忘、凭证和守信的作用，具有档案的意义和作用，从这个意义上说，结绳和刻契是档案的前身或最原始的档案。随着社会生产的发展，人们的交往日益扩大；文字的发明，为档案的产生提供了社会条件。人们在社会实践中使用文字记录，并且将这些文字记录保存起来便形成了档案。在一个单位仅有档案是不够的，有效的档案管理工作才是档案充分发挥作用的前提。
（二）档案使人类的知识和精神得以延续。
人类知识的大部分来自于档案书籍的传承，档案被称为人类历史的储存器，如果没有这个长久的容器，人类知识和精神将难以延续发展。随着人类社会生活领域的不断扩展，社会生活内容的深化，社会信息量的急剧增加，人的大脑记忆功能的局限与人类社会生活发展的需要之间形成了一组突出的矛盾，为解决这一矛盾，人们在不断地探索能取代大脑的记忆功能的替代物，寻求一种外在而又强于大脑记忆功能的记忆工具，使人类“从繁重记忆的脑力劳动中解放出来”。借助外在的存贮物来实现记忆功能的扩展，拓展记忆能力，使完整而清晰的记忆构成了人类社会对话与交流的基本信息材料。随着人类社会实践经验日益丰富，智力、体力水平不断增进，社会意识的重心从“尊神”转向重“德”，当人类从神的脚下站起来，重视和发挥自己的能力时，便开始创造自己的历史。遇事再不会如前人那样痴迷于宗教活动，而会去查找祖先的“典册”，寻找解决问题的先例和方法。在这种崇祖意识的支配下，先人的言行记录便成为需要珍藏的宝物，被收藏在宗庙、神庙等神圣的处所，以备查阅，即我们现在所称的档案。在人类从自然状态进入到社会生活状态的过程中，人类的生存状态发生了醒目的变化，一种新型的社会团体构成其生活的基础，如家族、部落，进而形成为国家。作为社会共同体的每个成员，其最初的个人记忆也将要集中和服从于集体的记忆，档案便成为社会管理的一个重要内容。人类社会需要通过积累、借鉴完整系统的信息材料、实践材料来保证正常演进发展。在与大自然的抗争中，每一个个体或某一代人都会感到力不从心，需要汇集人类的全部认识成果，才能使自己逐步强大。
（三）档案是国家政治经济发展的重要参考。
档案是社会历史发展的真实记录，人类文明的重要见证，国家的核心信息资源，是我们工作的查考依据，生产建设的参考资料，加强管理的必要手段，也是群众了解政策形成、查询政府文件、知晓政务信息的绿色通道。档案具有经济性，即档案的直接经济效益和社会效益。直接经济效益是指档案馆的工作获得了经济成果，得到了经济上的体现，如创收，企业效益等。社会效益是指档案对社会其他事业，如政治、文化的作用、影响等。作为档案工作者，必须以习主席重要思想为指导，不断强化自身的素质，及时完善知识结构，加强现代化知识的学习，不仅必须具有一定的科学文化素质、相当的档案专业知识和技能，还要懂得相关专业技术知识和计算机等现代化管理技能。要端正服务态度，积极工作，努力培养敬业精神和职业道德，增强使命感和责任感。勇于实践，开拓创新。只有这样，才能充分地发挥档案在现代社会中的巨大作用。 档案工作是件功在当前，利在千秋的举措，提高档案管理水平，认真仔细充分发挥档案的重要信息资源作用，使档案信息资源得到最大限度的开发利用，为党和国家的经济、政治、文化等诸多事业的发展增添活力，为全面建设小康社会、开创建设有中国特色的社会主义新局面更好地服务。