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医院档案室工作现状
 
更新日期:2019-12-31   来源:浙江档案   浏览次数:314   在线投稿
 
 

核心提示:从目前来看,我国的大部分档案管理还处于纸质档案和电子档案共存的状态,即对具有同一信息内容的文件施行纸质档案与电子文件并存管理的双轨制。医院的

 
从目前来看,我国的大部分档案管理还处于纸质档案和电子档案共存的状态,即对具有同一信息内容的文件施行纸质档案与电子文件并存管理的“双轨制”。医院的档案管理也不例外,每年都有大量文件产生、流转,最终到档案室形成档案进行保存。经过长期的实践和对先进档案管理理论、经验的学习,我院档案室总结出一套“纸质档案保存、电子档案利用”的档案管理方法。即将每年医院形成的纸质档案整理、编目、装盒,放入档案室库房进行保存;并在编目的同时将对大部分非涉密档案进行扫描,行成电子文件,保存在档案系统中。这样一来,在医院领导、各个职能科室、个人需要利用档案的时候就直接提供电子文件,或将电子文件打印出来以提供利用。这种方法将较于以往的查询档案——复印——提供利用的流程要方便快捷很多。不过这种方法也并非我院档案室所独创,大部分单位的档案室都已经采用这种方法来进行档案管理,或自行扫描、或将扫描业务外包给公司,可以说,“纸质档案保存、电子档案利用”的档案管理方法应该是电子文件兴起,档案管理向信息化迈进的过程中档案管理人员所达成的共识。
但是,我们必须要看到纸质和电子两种方式共同存在、共同管理这样的管理方式存在着重复劳动、管理繁琐及资源浪费等方面的现象。有的学者认为在电子签名还不普及、我国特有国情的限制下,“双轨制”管理将长久的存在下去;也有的学者认为随着信息技术日新月异的发展,目前电子档案存在的一些缺陷终将被克服,最终将会演变为单一的“单轨制”管理。
不管未来的档案管理的发展趋势如何,在传统的纸质档案管理的基础上,研究出一种符合现代信息化的电子管理方法,会有利于提高管理者的工作效率。这就要求我们档案管理人员学习新的档案理论知识,而在这之中,文件连续体理论则成为重中之重。
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