随着我国医疗卫生体制改革的推进，支撑医疗改革建设的信息化体系越加具有其重要的作用。为了提高医院办公效率、改进办公质量，各级医院在行政管理及医疗管理方面也加快了信息化发展步伐。OA系统在医院的日常运作、管理中越加发挥出重要的作用。
OA系统作为电子文件产生的重要来源，如何管理好OA系统产生的电子文件，将其纳入到档案管理体系中进行管理，是医院档案室所需要研究重视的。因此就要发挥文件连续体理论在电子文件管理方面的优势。通过对文件连续体理论的研究，可以发现，医院档案管理人员在管理OA系统产生的电子文件时，不仅仅要接收、管理电子文件本身，还要管理电子文件的元数据，包括其来源、形成时间、格式、不同的版本、收文处理单、文件拟稿单以及可能存在的电子签名等等。同时还要控制电子文件的归档过程，包括何时归档、以何种方式归档。最后还要确保归档的电子文件是正确、可用的。在文件连续体理论的指导下，通过OA系统可以顺利实现文档一体化管理，文档一体化实现了文件向档案转化的“无缝交接”，使文件到档案平稳过渡，在一定程度上减轻档案人员的工作负担。
文件连续体理论强调电子文件的管理要贯穿于电子文件从形成到最后保存利用的整个过程。因此，医院档案管理人员要在电子文件的形成前，就参与到行政科室、职能科室产生文件的过程之中去，从源头上就把控好电子文件的质量，密切追踪电子文件的流转过程，掌握电子文件的归档时间，规定电子文件的归档范围、内容。这样才能确保医院产生的有价值的电子文件都能完整准时地归入档案室，才能确保在需要时，档案室能够提供正确的电子文件以查询、利用，才能发挥档案室在医院信息化改革、日常的运作管理中的作用。