所谓评估，评估业务生成系统是否具有满足相应标准的电子文件管理功能，是否能对该系统中的电子文件进行真实性、完整性与可用性保障，也就是说，文件在捕获归档前保存在文件生成系统中，不能被修改、删除等操作，同时，还应提供文件捕获所必需的信息（文件本身、必需元数据以及其他信息）。
通过对业务系统的评估，寻找其作为ERMS的差距。这个差距既是实现电子文件前端控制的基础，也是电子文件全程管理的基础。根据分析出的差距，要求业务系统进行功能添加，保证电子文件在业务系统中的真实、完整与安全，通过ERMS的捕获接口对电子文件、元数据及其他相关信息进行捕获。即使机构已有ERMS，依然要对其进行评估，看其功能是否满足GB/T18894-2016的功能。可以说，只要有证据的要求，机构现有的所有业务系统都必须进行评估（包括已有的ERMS）。
《规范》5.1.1指出“应能按6、7、8.1～8.4给出的相关要求形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据”，5.1.2要求“应内置分类方案、保管期限表等工具”，5.1.3要求“应能以单个流式文档集中记录拟制、办理过程中对其进行的全部修改信息”，5.1.4要求“能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件”，5.1.5要求“能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，或向归档接口推送电子文件及其元数据”，5.1.6要求“能对已收集、积累的电子文件的所有操作进行审计跟踪”。这6条明确了业务系统电子文件归档功能，以此来实现电子文件管理的前端控制原则，也应该是业务系统改造的依据。其中，5.1.3与5.1.4是业务系统常具有的功能，本文不再进行研究。
1.业务系统中电子文件归档范围是否满足《规范》要求
《规范》第6条明确了电子文件及其元数据的归档范围。其中，6.1规定了电子文件的归档范围，这个归档范围基本上同纸质文件一样。从实践看，业务系统均可按照该范围进行文件的归档。重点评估的是6.2元数据归档范围。
《规范》6.2.1明确要求元数据应同电子文件一起收集归档，并在6.2.2、6.2.3、6.2.4中指出了各类电子文件的归档元数据，相当多的元数据（如题名、责任者、日期等主要用于检索的元数据）已在业务系统中生成并加以保存，而和电子文件技术特性相关的元数据（如计算机文件名、文件大小、格式信息等主要用于三性保障的元数据）在许多业务系统中并没有生成或生成了没有进行保存，造成元数据不能齐全、完整归档。
2. 是否内置分类方案、保管期限表等工具
该功能主要支持形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据，分类方案、保管期限表可以参照《功能要求》与《建设指南》的规定。一般说来，业务生成系统具有相应的分类方案，但往往不会内嵌保管期限表。
3 .是否满足对已收集、积累的电子文件所有操作的审计跟踪要求
按照《功能要求》与《建设指南》，电子文件的审计跟踪不仅记录重要操作，其审计对象较业务系统审计而言，类型丰富，不仅有各类用户，还包括了电子文件各层次的对象，如类、子类、文件、元数据。业务系统为保障业务的正常运转，对于电子文件办理的审计跟踪比较重视，但对于办理完毕暂存在系统中的文件，审计跟踪的粒度较大，满足不了《功能要求》与《建设指南》的相关规定。
4 .是否具有满足《规范》要求的归档接口
业务系统一般具有数据的导出功能，需要依赖外在工具建立业务系统与电子文件管理系统两个系统的连接。接口则将两个系统直接对接，实现数据、文件的在线流动。同时导出的主要是文件与检索著录项，也满足不了《规范》对电子文件及其元数据归档的数据要求。因此符合标准的归档接口是非常重要的一个评估内容。
5. 是否具有电子文件及其归档格式的转换功能
依据规范8.3.2,条款，电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。这是对电子文件长期可用性的一个重要保障。业务系统更关注业务的办理，对于办理后文件是否按照《规范》8.3中各类电子文件标准格式进行转换，基本没有在业务系统的功能设计中。