推动综合档案馆与“互联网+”环境的融合,首先要转变档案馆的管理理念。不能局限于传统的档案管理,而要充分利用“大智云物移”等新技术手段顺应“互联网+”的时代发展,“重利用、勤开发、善挖掘”,满足用户的个性化需求。同时培养档案工作人员的信息化、网络化能力,使其用互联网思维来重新定位档案信息服务的发展方向和实施路径,推动档案馆馆藏资源的信息化建设。
“互联网+”的环境下,提供了多样的宣传与利用工具。目前我国档案领域可利用的媒介主要有门户网站、微信公众号、微博、微电影、移动客户端、虚拟现实技术(VR)等增强档案个性化信息服务的范围与质量,使档案馆由单一的实体服务形态转变为多样化、个性化、线上与线下融合的档案信息服务平台,具体而言有以下几种个性化信息服务的方式:
1 个性化检索服务
档案检索是档案馆服务的核心功能之一,也是为用户提供档案信息服务的重要路径。档案馆应注重档案资源的数字化与数据化,不仅要将原始信息转化为数据保存,而且要利用数据库管理系统对其进行统一的管理和利用,着重发展个性化智能检索服务。
首先提高“关键词”匹配检索的精准度与模糊词语的相关度。实现综合档案馆馆藏高级检索与全文检索。面对查询需求模棱两可的档案用户,综合档案馆要根据用户问题查询数据库中的全部关联信息,着重解决用户“难以找到”档案信息资源的问题。其次,加快档案资源网络检索利用的进程。用户如需查阅档案的全文只能去档案馆,在一定程度上为用户 查询档案信息资源带来不便。档案馆可适当开发手机APP或官方网站实现实时向档案馆申请查阅档案,方便用户异地查档,解决用户“需要跑腿”的问题。
综合档案馆可通过馆际交流与跨界融合打通各省市档案馆信息的边界,实现“一站式”服务,构建资源丰富、方便快捷的服务平台。[]例如,北京市、山东省等地档案信息网站可实现省市档案目录数据共享。上海浦东新区开发“浦东档案”APP,拓展民生档案跨省联动,实现长三角城市群主要城市全覆盖异地查档服务。
2 个性化推送服务
推送服务是通过自动传送信息给用户来减少网络搜索的时间。根据用户的兴趣来搜索、过滤信息,并将其定期推送给用户,帮助用户高效率地发掘有价值的信息。个性化推送服务有用户主动订阅与用户行为轨迹分析两种类型。
用户主动订阅相关档案信息的方式已经实现,但仍未全面铺开。目前省级网站中有辽宁档案信息网等5家、副省级中有中国广州档案网等4家开设了订阅服务。用户主动订阅的方式可以使用户获得自己最想要关注的档案信息,但部分用户并不清楚自身所需信息或者感兴趣的内容。因此综合档案馆需通过分析用户行为轨迹主动向用户推送档案信息资源。
通过跟踪用户信息检索内容与历史浏览记录对用户需求作一推测,向用户推荐相关内容。[]用户一旦发生查询利用档案信息行为,综合档案馆应自动为用户建立“用户数据库”,不断补充完善用户个人资料与数据;同时自动统计分析用户查询档案信息的类别、频率,并固定时间点汇总利用率最高的档案,将最符合用户档案信息需求的档案信息或档案专题推荐给相应的用户。