1、我馆档案管理工作概况

随着信息化建设的发展，为规范图书馆档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》、原国家教委制定的《高等学校档案工作规范》以及学校下发的《北华航天工业学院档案管理制度汇编》要求，我馆领导开始加强重视对本馆档案进行信息化管理，在2016年制定了《图书馆档案管理办法》，对归档范围、归档时间、以及档案统计和利用做出了详细的规定，这对提高我馆档案收集和鉴定工作质量有重要的现实意义。

2、优化结构人员，配备专门人员2008年以前，我馆档案保管挂靠在不同部门，由各个部门选派若干名临时工负责本部门档案整理，管理相对分散、无序、简单，没有严格的保管规定。2008年新馆成立以后，我馆开始注重档案管理，将档案管理工作挂靠在图书馆办公室，派一名兼职人员承担档案管理工作，实现了机构-人员统一管理。从2016年至今，我馆建立并健全了档案集中统一、网络化管理，各个业务部门负责人配合专职的档案管理人员，档案管理工作实现以图书馆馆长—办公室主任—专职档案管理员为格局的分层级管理负责制，将档案管理工作落实到具体的人，并实行责任制。专职人员积极负责督办各业务部门提交图书馆各阶段形成文献资料，丰富了档案收集的内容和质量，做到档案收集的完整性和全面性。实践证明，这种管理模式对图书馆部门年底绩效考核、职工个人绩效考评、科研考评等各项工作有极好的效果。

3、我馆档案分类办法与归档范围

按照学校实际需求，结合我馆实际情况，我馆归档内容大致可分为两个方面：管理工作档案和业务工作档案。图书馆档案实体分类主要由一、二级类目号组成，不设三级类目。第一大类细分六个小类，管理工作档案主要包括：综合类（图书馆内部通知，如周安排、LED屏通知等）；党务工作文件和工会工作材料等党群类文件；行业文件、校内文件、本馆文件（如工作计划和总结、规章制度、会议纪要、岗位职责、宣传活动等材料）行政类文件；人事类：员工情况、考核测评、学术科研、工资考勤等人事类文件；营具、设备、办公用品统计采购使用情况以及环境维护、物业设备维修、消防防护、安全责任等资产类文件；特型档案类：图书馆或个人获奖证书、奖杯等。图书馆业务工作档案直接来源于图书馆工作本身，它是为一定工作目的保存下来的各种统计报表以及不同载体的文件材料。具体包括：业务综合类：师生办证记录、图书馆各业务数据统计（季报表、学年报表、自然年报表）；采编档案（如图书采购招标，藏书统计等材料）；阅览服务部档案（如借阅统计、期刊招标，报纸订购情况等材料）；信息服务部档案（如电子资源招标采购，课题查重、参考咨询、专利查询等材料）；系统服务部档案（如教材招标，数字图书馆建设，数据库建设，电子文献，图书馆网络自动化建设的各种技术支持等材料）。2017年，我馆根据《北华航天工业学院档案管理制度汇编》的新要求，才开始加强对声像、特型档案载体档案的管理，明确了声像档案和特型档案的具体范围，其中声像载体档案主要包括照片、底片、录像带、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的材料；特型档案主要包括奖状、证书、奖杯、奖牌、锦旗。