马斯洛通过长期对生物学、人类学、临床心理学和精神分析治疗等不同学科知识的探索，在1943年所著的《人的动机理论》一文中，提出了需求层次理论。他把人的需求归纳成五个层次，由低到高，依次为：生理的需求、安全的需求、社交的需求、尊重的需求和自我实现的需求。

（一）生理的需求失衡。“生理的需求是指个人对生存所需的衣、住、食等基本生活条件的追求”。高校档案工作者普遍薪资福利待遇不高，相对于各行业处于较低水平。虽然《高等学校档案管理办法》中第十二条提出“高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇”[3]。但在现实中高校以教学为主，收入分配制度均向教师与科研人员倾斜，与教学科研人员相比薪资待遇差距较大。学校的办学规模不断扩大但档案工作者并未增加，导致档案工作者的工作负荷量不断提升。档案工作者长期从档案管理工作，周期长、工作量大、枯燥而乏味，当偏低的薪资待遇无法满足医疗、住房、教育、交通等各方面基本生活时，必然导致高校档案工作者生理的需求失衡。

（二）安全的需求失衡。安全的需求是指对职业保障、人生安全、经济保障等的追求。《档案法》第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”《档案法》只对档案工作者的职业素质提出明确要求，但对档案工作者的身份描述、身份的准入原则和职业保障均未提及。虽然《高等学校档案管理办法》中第十三条规定：“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助”[4]。由于“有关规定”和“补助”都是模糊性词语，因为没有具体的规定和补助的金额，现实中多数高校是没有补助的。从国家层面到地方法规对于档案工作者的职业保障、人生安全都没有明确规定，这必然使档案工作者安全的需求面临极大冲击而失衡。

（三）社交的需求失衡。社交的需求是指人们希望获得爱情和友谊得到关心和爱护。认识社会人，他需要与社会交往，希望成为“社会的一员”，希望得到升级的支持与称赞，周围人的友谊，拥有归属感和爱，否则就会郁郁寡欢[5]。从机构上来看，档案部门太过看重档案有效的严密的保存而忽视了档案的利用价值的输出，由此割裂了档案与社会的联动性，使档案难以发挥出它应有的价值，导致档案游离于社会边缘，导致社会上对于档案工作的认可度较低。从高校档案工作者个人来看，高校档案工作的性质要求档案工作者忠于职守、甘于寂寞、乐于奉献，为教学、师生服务。加之档案部门较为封闭，与社会人员接触较少，社会人员对高校档案工作者了解甚少，或虽有了解但存在着一定的偏差。档案人员走不出去，社会人员融入不进来的尴尬境地，必然导致高校档案工作者社交的需求失衡，高校档案工作者的社交希望将成为一种奢侈，这将引发高校档案工作者的心理压力和负面情绪，严重影响高校档案工作者的身份认可度。

（四）尊重的需求失衡。尊重的需求是指个人成就的认可和自我价值的尊重。对高校档案工作者而言，尊重的需求就是职务晋升、职称评定、决策参考、工作考核、表彰评价等方面得到认可和尊重。在职务晋升方面，基于高校档案工作的特殊性和行政级别职位的有限性，档案工作人员职务晋升空间狭窄,多数人以较低的职位结束职业生涯。在职称评定方面，档案专业职称评定分为三个层次：初级——管理员、助理馆员，中级——馆员，高级——副研究馆员、研究馆员。档案职业的单一晋升模式限制了高校档案工作者的职业晋升途径。在工作考核与表彰评价方面，缺乏科学的绩效评价体系，表彰评优相对于其他的行政岗位处于弱势地位。在决策参与方面，高校档案工作者希望提出的意见或建议以及推进档案工作的各种措施能够得到各部门的及时反馈与落实，但是由于各部门对档案工作的认识还处于“说起来重要、做起来次要，忙起来忘掉”意识中，档案工作难以推进。以上几个方面势必造成高校档案工作者接受感、尊严感的受挫，个人成就认可感降低，尊重的需求在长期的工作中逐渐失衡。

（五）自我实现的需求失衡。高校档案工作者自我实现的需求包括职业成长、职业归属感和自我认同感的实现。虽然高校鼓励教职工接受继续教育与业务能力提升培训，由于档案专业性的培训相对较少，大部分高校档案室隶属校办，在做档案工作的同时要兼顾校办的工作，受到专业性及工作自主度的限制，高校档案工作者在继续教育与业务能力提升培训方面面临众多困难，职业成长空间受限。大部分高校没有意识到档案工作在学校发展中发挥着举足轻重的作用，档案工作者相对于教学、科研一线人员似乎可有可无低人一等。得不到学校和领导的重视，档案工作所需要的软件、硬件、人员、物资的缺少致使档案工作难以做出成绩。在职业的发展前景不明，职业归属感下降，个人的价值无法在工作中体现的情况下，高校档案工作者的自我认同感必然消失。