建设项目档案在项目建设过程中形成，与工程实体一样，是项目产出的重要成果。项目文件是项目档案的前身，具有文件自身的本质属性，同时被赋予了建筑产品和建筑生产的某些特性，项目档案的形成离不开工程管理人员和档案管理人员的相互协作。但在实际工作中，项目档案工作常被项目管理者和工程管理人员忽视，未有效纳入项目建设整体规划与实施，而文档人员缺乏一定的专业知识和项目管理能力，不能有效利用项目管理手段对项目文件的形成进行管控，使得项目档案工作与项目建设脱节，导致以下问题的产生。

项目前期文档管理制度不规范，文档管理机构不健全，文档管理人员素质不高，缺乏档案专业知识，文档管理人员和兼职文档人员职责不明确，归档范围不明确。

项目规划时重视工程实体方案设计，忽视档案管理方案设计，规划过程缺少档案管理人员的参与，归档范围未细化，文件质量要求不统一，有些记录未提前明确是否归档，记录未按归档要求形成有效文件，工程照片未提前明确拍摄部位、拍摄角度和数量，给项目文件的形成带来很多后遗症。

项目文件形成阶段，项目人员档案意识不强，文件形成未与工程实体同步控制，过程缺乏监督、指导、检查和考核，出现记录形成不规范、记录未与实体同步产生和收集，因保管不善造成原件丢失、污染和破损等现象。

项目档案移交时，项目文件因形成质量不高，分阶段验收把控不严，导致大量的文件完整性、规范性、准确性问题遗留，此时项目人员多已撤离，项目文件的整改工作非常困难，整改不及时会影响项目档案移交，进而影响工程竣工验收和移交。

上述问题的产生轻则增加项目成本，影响工程进度，重则延误工程竣工验收和移交，使项目在经济上遭受重大损失。只有采用有效措施，将项目档案工作合理融入项目建设管理，使工程实体管理与项目文件管理有机融合，有效运用项目管理手段对项目文件的形成进行管理，才是做好项目档案工作的关键。