1．完善采购管理体制
无规矩不成方圆，合理完善的采购管理体制是决定高职院校采购效益的关键要素。各高职院校在实际的工作过程中应结合院校特点制定了相应的采购原则，简化采购的审批流程，遵循 “采管分离、相互制约、强化监督”的原则，形成相互制约、强化监督、职责分明的政府采购管理体制。以现有问题为导向，优化审批流程，让采购出实效，完善监督体制，厘清部门职责，根据工作的进度和实际工作需求安排支出，安排好专款资金的使用进度，充分发挥采购资金的最大效益。如福建省某职业院校在2018新修订的采购制度上提出采购应该遵循的四大原则，即公开公平公正，民主择优定标，运作规范合法；决策采购分离，决策询价分开，分级运行管理；制度操作简便，指标切实可行，凭证资料齐全；节约学院资金，保证质量第一，监督纪律严明。同时结合国家采购法对政府采购的规定和学院实际情况细化了采购的限额标准和对应的采购方式，制度也对采购流程及各部门机构人员的职责做了明确的说，以期能规范采购工作，切实提高采购效率。
2．做好调研论证工作，科学编制采购文件
做好前期的采购调研工作可以有效的防止重复购置、设备利用率低下、盲目购置等不良采购事件的发生。招标文件是招评标的根本依据，决定着公开招标工作的成败，也是基于调研论证的基础上制定的。各高职院校在采购前要进行充分的市场调研，对所需设备的技术指标、合同将设计的条款、供应商的资质等有明确的要求，制定招标文件时要完整、合理、准确地表述采购项目的技术参数，体现采购需求，避免采购到的物资不符合实际需求。高职院校的设备采购应该是符合学院教学需求和学院发展规划的，事后反馈也是重要的保障环节，在采购工作完成后，要做好及时的“回头看”工作，听取使用部门的有益意见和建议，开展部门交流活动，提高学校师生对政府采购工作的满意度同时进行合理的院内设备的共享，让设备的使用率最大化最优化。
3．采取灵活有效的采购方式和评标方法
公开招标及低价中标等常用的采购方式和评标方法并非适用于所有的设备采购，根据内控制度理论与实际相结合的原则，高职院校在开展采购活动时，应根据实际情况在政府采购法的适用范围内灵活运用不同的采购方式。按照政府“放管服”的政策精神，政府采购也不例外，高职院校应结合自身教学和科研实际，在遵守法律法规的前提下，对自主采购的的项目要科学灵活的选用采购方式和评标方法，是的采购能满足学校实际需求，降低采购成本，取得最佳的采购效益。 福建省某职业院校2018年新修订的采购制度中对采购方式的选择进行规范化管理，制度中指出属于省政府集中采购项目（本部门、本系统有特殊要求的项目），采购金额达到或超过规定的最低限额范围的；虽属省政府集中采购项目（含通用和特殊要求项目），采购金额未达到规定的最低限额范围，根据当年采购办最新的《福建省省级政府采购目录及限额标准》执行。制度同时针对不同的采购方式选择进行了具体的分析和论述，为学院的设备采购工作提供了灵活的依据。
4．加强采购队伍的建设与管理
高职院校应该设立一个专门进行招标采购管理的部门，并建立一支高素质的管理队伍，该管理队伍应该包括资产管理人员、财务人员、监察人员、设备使用人员等。福建省某职业院校2018年修定的设备采购制度中明确提出学院成立设备采购招评标委，评标委由采购主管部门、财务处、教务处、纪检监察室、办公室、工会、图书馆等负责人组成，下设办公室。高职院校中目前从事政府采购工作的队伍多是由采购主管部门人员及各使用部门的相关负责人组成，整体专业业务水平不高。因此，必须从选拔、培养等多个方面大力加强采购队伍的建设与管理，人员的选用上首先要具备一定的采购相关知识结构或实际采购经验，其实要有系统的工作培训，有针对性的进行相关法律知识、采购工作业务方面的培训。加强对采购队伍的管理，结合学院的人事制度进行合理定岗定责，并进行合理的奖励，形成可持续发展的队伍建设机制。