前面提到的招标文件的三大组成部分,会在投标方完成承诺后形成了合同的工作内容。合同管理需要抓住这三条主线,才能够抽丝剥茧,有效的管理合同。
商务部分管理:合同签订后,承包商往往需要先行释放预付款,为供货商开展生产工作提供启动资金。同时需要按照合同约定的里程碑,按时足额支付进度款。承包商需要编制周期资金流计划,保证进度款的按时支付。
技术部分管理:合同一旦签订,供货商则需要按照合同要求或者产品生产的需求进行技术文件的准备。尤其是对于一些复杂的设备,属于按照项目需求定制的设备,对于该类设备,往往应要求供应商提供技术文件供承包商和业主审查,通过增加审核过程以实现设备技术满足合同要求的控制。为了保证材料质量,有的业主单位一般需要完成某一阶段的技术文件审核后,方可允许供应商开始生产工作。
对于该部分的技术文件审核工作,目前国内承包商面临的问题与评标时遇到的问题类似。国内设计单位因为对供应商的依赖度较高而忽视了技术文件的审核工作,导致海外实施时经常存在设计团队与采购团队互相推诿的现象,承包商也要提高重视,在签订相关合同时将该部分工作任务归属明确。
质控部分管理:质量控制需要与材料的生产进程同步跟进。承包商要密切关注材料的生产进度,并要求供货商严格按照材料验收检测计划进行材料检查,以期达到最终的生产成果满足合同要求。