档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。档案是一个科研院所的核心信息资源。随着自动化、社会信息化档案管理模式的深入发展，档案在单位的管理和发展过程中起着越来越重要的作用。档案管理工作是提高科研单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个科研单位业绩与管理水平的重要尺度。随着科研院所的不断改革和发展，在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中，档案由最初单纯的存放走向广泛的实际应用，使之更好地为科研管理服务。
档案是人们社会实践的真实记录，也是科研院所发展的历史见证。借助档案，可以为科学技术研究提供第一手资料，借鉴前人的研发成果实现知识创新，充分发挥档案的参考作用，为科学研究事业服务；借助档案，可以在查考、争辩、研究和处理问题时提供确凿的原始材料和历史证据，充分发挥其凭证作用，保护单位合法利益。如果没有档案，已经结题的研发项目、重要会议、重大活动就没有记录，日后无从考证。如果没有档案，在研究开发过程中取得的经验教训没有记载，就不能总结提高，促进发展。科学管理并有效地使用档案，可以让我们少走弯路，减少失误，更好地贯彻落实科学发展观，为科研院所的科学发展保驾护航。