科学制定审计项目管理制度能够明确审计方向,合理控制项目进度,提高工作效率,确保审计质量;还能够激发审计项目人员工作热情,促进审计人员自身成长。
(一)“各司其职”明确分工,合理制定项目计划
现代审计机构的审计人员职责是灵活的,是可以根据整体项目进度进行变动的,但是组织架构对于一个组织价值的发挥是重要的保障之一。随着企业经营不断发展,集团化、多元化、数字化的趋势日益明显,对审计人员的要求是多变的,优秀审计团队要求其成员来自于多个行业领域,具有不同的知识背景,甚至需要从事过多个岗位。对于不同类型的人员有机结合,最大化发挥其价值需要的是“明确职责、灵活定岗”。可以根据每个成员工作的年限,在各方面领域擅长的项目,机动担任项目负责人、现场负责人、项目组成员等角色。”
项目负责人是项目管理的主体,负责制定项目管理方法,明确现场负责、项目组成员等角色的分工控制项目进展、质量。现场负责人是项目管理的灵魂人物,要求具有一定审计工作经验;较强的实施能力,沟通能力,是审计团队的中坚力量。包括:参与审计进点会、指导现场工作、参与指导访谈、审计底稿复核、撰写审计报告等多个重点环节。
审计团队成员不一定都是团队的新鲜人,他们可能是具有某一领域特长的专家,要求项目负责人和现场负责人根据其特长灵活有机的安排其工作内容。一方面要发挥其自身专业特长在整个团队的作用,另一方面要根据其自身对职业的规划给予一定挑战性的工作和灵活的培养。
(二)“定期汇报”及时汇总,保证项目全程可控
对于审计项目的管理需要贯穿整个项目始终,审计团队全体成员应当按照一定要求,记录项目进展,定期向负责人汇报沟通。控制好现场阶段的进度,是保证整个项目成功的关键因素,可以将现场阶段的汇报事项分为“日、周、月、中、终”几个不同的时间点。以现场审计时间2个月左右的项目为例。针对“日”汇报:审计项目负责人应该通过邮件、微信等高效每天向审计现场负责人(可能存在不同分组,多个现场负责人)收集两项重要信息,一是当日发现的问题,特别是重大问题;二是存在的组内不能解决的困难,可以进行统一协调;针对“周”汇报,可以要求各组现场负责人通过会议形式统一进行周工作汇报(远程视频或者现场均可),通过该措施,及时汇总各组问题,同时将各组查到的线索进行交流,对于各组之间可能存在相互关联的问题及时“互通有无”,对于单一组别无法证实的问题也可以相互印证;针对“月”汇报,可以由负责总部审核的项目组牵头,将本月内发现的问题进行分类汇总,及时甄别,对问题的重要性进行分类,对收集到的材料进行逐一梳理,为报告阶段做好准备;针对“中”期汇报,项目进行到中后期,一般在两个月左右,可以对各组现场负责人进行召集,集中2-3天时间,进行报告草稿的撰写,汇总前中期项目中发现的报告因素,初步搭建报告模板,同时针对发现的重大问题进行证据的整理,对于那些需要后期补充资料,继续深入调查的事项进行统一梳理,同时也需要根据前期的情况再次调整确定审计重点;对于“终”其汇报,现场审计工作基本完成后进行“终”期汇报,于汇报结束后3-5日内进行进行重点问题调查及高层领导访谈,核实审计底稿,结束现场工作。