1.行政职能
医院办公室作为行政科室,其工作范围面向的是全院各科室,日常的行政工作包括院长办公会、行政交班会、院周会、行政查房等院级会议的会前准备、会议记录、会后督办等工作;上级行政文件的收文、登记、批转、承办、督办、管理等工作;草拟、审核、印发医院行政性文件;撰写医院规章制度、发展规划、工作报告、领导讲话等;落实工作信息的收集、整理和反馈工作;医院档案的收集整理、借阅保管等工作;医院公章、法人章的管理和使用工作;行政值班、院务公开、普法、突发事件的处理等工作。
2协调服务职能
医院内的行政工作繁多冗杂,需要多个部门协调合作共同完成。医院办公室在医院各项任务的执行中起着重要的桥梁作,其综合协调服务职能对促进医院和谐,保证医院高效率运行发挥着重要作用。医院是一个功能完备的完整系统,科室职能明确。医院办公室要做好信息收集和反馈等工作,促使“上情下达”与“下情上达”整合到一起,进而为医院各部门领导、基层工作人员等构建良好的沟通平台。一方面可以保证工作的专业性,提高工作效率;另一方面院领导将任务发布给医院办公室,医院办公室根据领导指示对任务进行科学规划,发布给相关科室,在科室遇到困难时给予适当的帮助和支持,保证任务按时按质按量完成。
3参谋职能
医院办公室作为和领导接触最密切的部门,一方面了解领导的工作思路和任务目标,另一方作为文件处理部门,对医院政策文件了解最深入,再加上医院办公室在综合协调过程中和其他行政科室、临床科室交流较密切,对医院基层了解较为全面深入。这使得医院办公室可以发挥院领导参谋作用,即可以在任务开始前在全院做较为全面细致的调研,制定切实可行的实施方案,又可以在方案实施过程中随时做好督导,保证任务目标实现。
4对外交流职能
医院办公室是医院对外交流的重要窗口。接受上级单位督察及和外单位的沟通、合作等都需要医院办公室负责接待或协助科室接待;医院大型会议也需要通过医院办公室协同相关科室做好会前准备、会场布置、会议服务、会后总结等会务工作;院长办公室还负责信访接待工作,及时处理信访事件,化解纠纷,维护医院形象,保障医院平稳运行;其他事项包括职工因公因私出国、对外相关证明等都通过医院办公室办理。