随着国有企业规模的发展壮大与内部改革的不断深化,城投企业档案种类繁多、体量不断增大,档案管理工作遇到前所未有的挑战,不可避免地遇到了各种问题。现状及问题主要在以下几方面:
1档案管理思想意识薄弱
由于城投企业带有政府性质的特殊性,企业管理层人员大多未直接接触过档案业务,且或多或少受传统管理思想影响,在一定程度上导致个别领导对档案管理认识不到位、重视程度不够,使得档案管理工作一直处于较为薄弱的环节。
江苏盛泽投资有限公司主要设有6大部门,第一手资料分散在各个部门,每个部门虽有兼职档案资料保管员,但部分兼职档案资料保管员档案归档意识不强,认为材料在自己手里更方便本部门工作,不能按时上交档案室集中管理,时间一长易导致一些档案资料原件损毁或丢失。
除此之外,在这信息大爆炸的时代,档案管理工作量大、较为复杂,部分档案人员档案管理思想观念陈旧,仍以手工管理为主,缺乏档案信息化管理意识,致使档案查找速度慢、利用率低,使得城投企业档案管理工作问题更为突出。
2档案管理人员专业素养不高
档案管理人员是档案管理的主要执行者。据相关调研了解到,绝大多数企业档案管理人员没有接受过专业的培训,档案管理缺少专业科班出身的人员,现有兼职人员对档案管理流程、分类,尤其是档案材料的采集、整理、存档、入库、查阅等业务并不擅长。
盛投档案专职管理员较少,档案管理人员大多为其他部门兼职人员,并不是档案专业出身;大多兼职人员保管第一手资料后,分年度移交至专职档案管理员,在缺乏专业知识的情况下,档案交接工作就易出现疏漏。
3档案管理硬件设施滞后
在企业档案室建设、档案管理设备等方面,还存在发展不平衡、更新不及时等问题,而硬件设施配备直接影响到档案管理工作质量。
现如今,盛投档案室止步于纸质化存档,内部档案室档案存放在简易铁皮柜中,没有专业化的纸质档案保护措施,对档案室的温湿度暂无有效的设备进行调控。
此外,在盛投发展过程中,“智能化”办公是各级管理人员都需要倡导和执行的管理模式,数字档案馆建设未来可期。在“互联网+”时代,计算机网络技术不断渗透到方方面面,企业档案载体不再是单一的纸质版,有时使用的是电子版的存档方式,这对档案保管设备有了更高的要求。
新时代企业的档案是复杂多样的,在没有引进先进档案管理设备前,在查档过程中,也主要靠工作人员手动操作,大大降低了档案的使用效率,也不利于企业的长远发展。