企业现行科技文件主要围绕“档案资料管理机构—档案资料管理室”的二级管理模式，管理与提供服务的载体是纸质版。档案资料管理机构进行科技文件的计划、打印分发，档案资料管理室进行纸质版的接收、整理、换版、保管、提供利用等具体工作。用户前往档案资料室借阅，现场依据纸质文件进行生产。这种方式最大的优点是携带方便，便于移动作业，也能够有效地控制文件的版本。但是随着企业发展与时代进步，这种传统的管理方式的问题日益凸显。
1.技术状态传递时效性差
科技文件具有专业技术性的特点，是企业生产的关键性技术指导，尤其是对于状态变化频繁的产品，及时有效地进行技术状态变更传递更为重要。但是现有的管理模式下，现行科技文件设计生成后要经过一系列复杂的手续，才能传递至技术人员，再到操作人员，整个过程耗时长，导致技术状态的传递时效性差。
2人工控制风险高
在结构复杂、状态不稳定的产品制造中，现行科技文件更改性的特点尤为突出。目前，当现行科技文件有修改、补充时，状态控制基本还是依靠手工替换完成。而且，文件的流转过程也完全依靠人工控制，管理风险较高。
3 不便于有效建立文件之间关联性
科技文件具有成套性的特点。不同文件之间存在有机联系，密不可分。纸质版管理模式使各类文件分散，提取整合数据较困难，无法有效建立各文件之间的关联性。
4 服务方式单一
现行科技文件管理的最终目的是服务于生产，目前最主要的服务方式是资料室查阅或借阅，只能定点操作，使用人员获取文件的途径单一，借阅查阅方法有限。
如何有效地解决以上问题，值得深思。当今社会已进入数字化、网络化、智能化制造高速发展的时代，利用网络信息系统提高管理效率已成为大趋势，能有效解决现有问题。