目前在智慧档案概念和定义方面尚无定论，但学者大都认为，智慧档案需要依托大数据、云计算和物联网等新技术，对纸质档案进行数字化录入和电子档案的数据挖掘、分析和决策，为用户和公司提供服务。智慧档案的智慧之处在于将所有纸质档案转变成了数字化的信息，并在数字化信息的基础之上构建相应的管理机制。在档案管理工作中，任何对档案信息利用的需求，通过智能化的详细分析，并建立相应的数据信息利用和数据挖掘模型。利用智能化技术实现对海量档案库存信息的挖掘，并对挖掘的结果进行评判，以便能够为企业决策提供数据支持。
《企业档案管理规定》要求，企业档案工作要坚持集中统一管理的原则。2016年，国家财政部颁布了《会计档案管理办法》，把会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限延长至30年。2018年，中组部印发的《干部人事档案工作条例》规定，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序，按照有关标准要求建设干部人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护。档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。这些都给档案保管工作提出很高的要求，而国有企业要想做到这一点，需付出很大的投入，包括场馆配置、人才配备、流程规划等等。因此，聚焦档案管理的电子化、数字化、智能化，推动企业数字档案馆建设，将是解决传统档案管理痛点的一个有效途径。