1.高校档案数字化采集外包的优势
（1）档案采集外包服务降低高校档案管理时间及人员成本
由于人员配置的局限，各高校档案管理人员与所管档案数量比严重失衡。如由本校档案管理员对所有档案进行数字化采集，势必要耗费巨大的时间成本和人员成本。同时，也会对高校档案的正常利用、转递及其他日常管理工作造成影响。因此，将高校档案数字化采集工作外包给具有相应资质的服务机构，能大大降低高校档案管理成本。
（2）突破高校档案信息化建设瓶颈，服务学校各项发展
各有关部门及高校管理层，在现阶段的高校日常管理、评估创优、人才培养、科学研究中都对高校档案信息化建设提出了迫切的要求。高校档案管理人员缺乏IT专业技术和先进的设施都使得档案数字化成为档案信息化的瓶颈。但通过将档案数字化采集外包给专业的机构能保证档案数字化质量、加快档案数字化进程、突破高校档案信息化建设瓶颈。[1]同时为高校的行政决策、运营管理提供更高效、精准的信息服务。
2.高校档案数字化采集外包的法律依据
为了加强数字化外包的安全管理，确保数字化过程中实体档案及数字化成果的安全，2014年12月国家档案局印发了《档案数字化外包安全管理规范》的通知。该《规范》对档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、网络环境与数据载体、档案实体、档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理标准提供了法律依据。
为了满足日益旺盛的档案服务外包需求，规范各类服务机构的服务标准，我国借鉴国际档案外包服务行业标准并结合我国档案管理的特色，2017年8月2日经国家档案局批准颁布了《档案服务外包工作规范》，自2018年1月1日正式实施。[2]该《规范》不但为稳步推进档案数字化外包工作奠定了坚实的基础，同时也为各高校档案数字化采集外包提供了明确的法律依据。
3.高校档案数字化采集外包的现状
经过十几年的发展，我国档案数字化外包市场正处于初期发展阶段。在高校档案数字化建设中，部分高校档案管理部门，由于自身规模及工作容量的限制，在技术、设备、人员和时间方面都无法为档案的数字化发展提供强有力支持。因此，通过利用外部资源，将档案数字化采集服务外包的需求日益增大。但目前高校档案数字化外包市场的管理机制还在逐步完善，许多高校档案数字化采集外包仍处于探索阶段。