1 图书采访政策对编目工作的影响
各个图书馆都会根据本馆的实际情况制定相应的图书采访政策。采访政策的科学与否直接决定了入藏编目文献的数量、质量,也间接影响了编目数据的质量。以国家图书馆为例,文献采选原则是中文求全,外文求精;国内出版物求全,国外出版物求精;多品种,少复本。国家图书馆的中文图书采访政策是指导完整级别的藏书,中文以求全为目标,努力收藏各学科各专题领域的所有知识记录。为了更好地履行其作为国家总书库、国家书目中心的职责,国家图书馆近些年来花费了大量人力物力积极推进文献呈缴、少儿文献入藏、重印书入藏等工作。但其在中文图书采访政策上不断求全的指导方针,却也给图书编目工作带来了深远的影响。
首先,采访量的激增造成了采编工作量的急剧增加,除了核心的采访工作外,图书验收、记到分流、查重等工作都已逐渐外包,许多图书馆开始采用书商配送的书目数据。其次,图书呈缴率、采访率一个百分点的提高,可能带来编目工作量十个百分点的增加,编目人员也不堪重负,除了积极寻求合作编目、共享编目的出路,图书馆也逐渐将图书著录、加工等工作予以外包,有的图书馆甚至直接将编目工作全盘外包。
新媒体时代,现代图书馆不再以馆藏量大小、图书多少来界定高下,而更多地取决于通过各种电子媒体存取信息的速度与方便程度。所以图书采访需要在有限的经费条件下,尽可能收集一些有利于馆藏特色化的文献资源。与此同时,图书采访需要开展读者调查,收集了解各级各类读者的实际需求信息,了解读者的需求取向。读者调查是图书馆工作、也是文献采访工作的一项重要内容,能否满足读者多元化、多层次的需求是图书馆能否适应新时代的标准之一。采访政策的制定,要立足于图书馆的性质和职能,在考虑已有馆藏和读者文化层次的基础上,从战略高度加以审视。
面对海量的文献,任何一个图书馆都要有所选择和取舍,即使是履行国家总书库、国家书目中心这样重要职能的国家图书馆,在以中文文献求全为整体方针的前提下,也应该在充分论证、调研本国出版情况、本馆的馆藏体系、现有的采访政策等基础上,制定出实时的、立足于实践的采访政策。
2 记到分流对编目工作的影响
图书的记到分流是指为图书建立订单、发票,登到、按照相关要求进行单册分流。单册分流的主要目的是建立分藏制度,划分文献用途,满足当前和长远的文献利用需求。因此,在记到过程中,要注意图书馆藏分配地点的区分。图书馆一般有不同的馆藏地点,以国家图书馆为例,主要包括书刊保存本库、中文图书基藏库、中文阅览、中文外借等常用的馆藏地点。馆藏地点众多,因此要求记到工作人员必须做好分流工作,记到时要做到认真仔细、准确无误,避免挂错单册。
现如今大多数图书馆的图书记到分流工作主要是由外包人员来做。由于国家图书馆的馆藏地点较多,记到分流工作的失误尤其会对后续编目工作造成较大的影响。比如,最常见的挂错单册现象,造成了张冠李戴。后道流程的编目人员若没有及时发现、更改,很可能会造成读者在利用索书号取书时,发现取到的书并非是其真正需要的那一本。此种情况下,编目人员往往需要提取出馆藏的各个复本进行核查、重新编制书目数据、重新挂接单册,同时需要重新加工图书,由此所带来的叠加工作量与人力成本是非常大的。
另外,新书验收这一环节的工作看似简单,但重要程度不容忽视。查看新书质量、数量是否完好齐备,条形码是否记到等工作做好与否都会给编目工作带来影响。比如,新书验收环节把残本分流到第一复本,用于作为履行建设国家总书库职责而特藏的永久保存本,显然是不合适的。遇到这种情况,编目人员需要将残本反馈给采访环节的人员,重新进行分流;若遇到只有一个复本的情况,这本书的书目数据编制工作还可能无法再继续,需要等到采访回新的复本才能完成编目工作。
3采访查重对编目工作的影响
查重指查核所要处理的文献是否为复本。而复本是指图书馆入藏与原有出版物同名同版的图书。同版要求题名、责任者、出版者、出版年、出版地、ISBN等信息皆相同。查重是图书采编工作流程中一项很重要的工序,通过查重可减少图书复本,建立合理的藏书结构体系。图书采访查重是利用各种检索途径调查、了解本馆新书的预订、图书的收藏情况,以便有的放矢地预订、购买、增补图书,有计划地进行藏书建设。可以说,图书采访查重是控制复本量、节约经费的重要措施,也直接关系到图书馆的藏书建设和读者服务的效果。编目查重是查看在编文献是否已制作书目记录,即在编文献与某一书目记录的题名、责任者、出版项、ISBN等著录信息是否完全相同。如果属同一文献的复本,直接挂接单册;如果是新文献,则进入新建书目环节。查重包括:题名查重、正题名查重、丛书题名查重、ISBN号查重、重印图书查重、不同装帧形式查重、一本多号查重、著者查重等。
我们知道,采访到的新书大致可分为两部分:一部分是已有书目数据的新书,另一部分是目前没有书目数据且需要原始编目的新书。鉴于采访与编目工作的部分交叉,且现今大多图书馆的采访和编目基本公用一个书目数据库,因此采访查重对于编目工作的影响是显而易见的。采访查重工作若做到位,采编工作即可以完全做到查重只查一次,编目只编一次,以提高工作效率。
以国家图书馆为例,采访查重工作目前主要也是由书商的外包人员来做,一些外包人员根本没有明确重复数据的定义,也不够熟悉查重的方法和途径,因此造成了数据库中不少数量的重复数据。比如,平装、精装等不同装帧形式但内容相同的图书,通常有不同的ISBN号,查重时其实可当作复本,在编制书目数据只需要重复著录010字段即可;不熟悉编目规则、不清楚著录信息源如何选取而造成查重有误;纯粹因为没有认真核对图书信息书目数据条款,如ISBN号、题名、著者是否相符而造成的重复数据。
另外,有关对复本的概念,在实践工作中,不同的采编人员还存有认识上的不同与偏差,尚存有争论、有待商榷之处,因此在一定程度上也给查重工作带来了混乱。为避免采访与编目环节对复本概念理解的不一致,造成工作中各行其是,互相扯皮,解决这一问题的关键是统一认识,共同制定并严格遵守复本条例。此外,凡采购送交编目加工的复本文献,应尽量做出复本标志,使编目人员在查考复本时易于识别;对新编文献则应做到心中有数,以利于减少重复劳动,提高编目效率。
4 初始著录对编目工作的影响
由于采访人员在开始就是负责创建简单的书目记录,即所谓的初始著录工作。采访环节所产生的书目记录虽然不完整,但其书目信息为编目环节所必需,编目环节可只予以核对修改。可见,采访人员和编目人员在书目数据制作过程中是存有一定的工作重叠。并且采编人员也都依据共同的著录标准,因此采访人员初始著录工作的好坏会对编目工作构成直接的影响。比如,最常出现的有关多卷书分散著录还是集中著录的问题。在采访环节,有时将该集中著录的多卷书弄成分散著录,该分散著录的弄成集中著录,甚至有的集中著录、有的分散著录,因此在书目数据制作源头上就造成了数据的不一致,类似这样的问题在采访环节若没有得到及时解决,编目环节就需要花费更多的时间去修改、合并书目记录,另外还牵涉采访人员需要到各个馆藏地点去提取图书进行单册的重新挂接、加工人员需要重新打贴书标。由此可见,这个过程是非常耗时耗力的。采访和编目工作的密切联系,越来越要求一些具体的编目问题还需要采访人员和编目人员共同来协商解决。
另外,随着文献中各种附件日渐增多并成为原件重要组成部分。初始著录时,经常会遇到多部分资源组成的文献,即会涉及文献的某一组成部分是作为编目主体还是作为附件处理的问题。一般而言,当采用综合著录对文献整体进行描述时,将附件作为资源本身的一部分处理。当对文献的一个或多个组成部分进行分析著录时,将附件作为相关文献处理。这对从事初始著录的采访人员和外包人员的编目素养都提出了更高的要求。
为了提高图书上架的时效性,国家图书馆在初始著录环节,还要求采访人员根据《中国图书馆分类法简本》给出一个采排架分类号,这样采访来的新书若是作为临时馆藏,分流至阅览室、外借室的,可以直接从采访环节送至加工环节,图书加工人员可根据采排架类号生成索书号、加工成书标。如此做法,大大减少了图书复本在编目环节周转的时间,更好地满足了读者的需求。但采访人员若是不熟悉中图法、不了解图书分类的基本理论与方法,则会造成将A大类的图书分至B大类的错误,有时给出的分类号甚至错的离谱,这样的错误长期累积不仅会导致图书排架的混乱,也导致了读者在这方面的意见呈不断上升趋势。因此采访人员需要了解编目工作,具备一定的编目知识是很必要的。