(一)内部控制的概念
内部控制是指单位管理层,为了保护资源的安全性和完整性,保证经营信息和财务高校的可靠性,协调经济行为,控制经济活动,在职能化管理的基础上,辅之以流程化措施,形成多维、立体、规范化、系统化的管理体系,以促进单位实现科学发展。内部控制的基本目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经营信息和财务报告的可靠性。
(二)高校内部控制的定义
高校内部控制是指高校为了规范经济活动、确保资产安全、保证财务信息的可靠性,避免或降低风险,提高办学效益,实现高校发展目标而建立实施的控制过程和体系。高校内部控制同样包括控制坏境、风险评估、控制活动、信息沟通和监督评价五个要素;高校内部控制的主体是党政领导、各职能部门及全体教职员工,客体是高校的预算、收支、教学、科研、基建、资产以及各项经济业务活动。内部控制是一个动态的、良性循环和不断优化的过程,是为了实现控制目标的自我约束和规范的过程,高校针对调查研究发现的问题,对相关的制度、措施和程序进行调整和改进,使各项制度、措施和程序能够在经济活动风险控制中充分发挥作用。
(三)高校内部控制的五大目标
高校内部控制也有五大目标,即:一是规范高校的经济活动。通过制定制度、实施措施和执行程序,合理保证高校的经济业务活动在合法合规的范围内进行;二是确保资产安全和有效利用。通过落实资产管理责任,加强资产的日常管理和定期清查盘点,确保资产的安全完整、合理配置和有效利用;三是保证财务信息准确可靠,通过加强预算、决算、核算管理,强化财务信息分析和结果运用,确保信息的真实可靠、准确完整;四是有效防范舞弊和预防腐败。通过建立和实施严密的内部控制和监督,实现"关口前移",从源头上防治腐败;五是促进教学、科研、社会服务发展目标的实现。通过建立内部控制体系,加强风险防控,保证经济活动的合法合规、资产安全有效、财务信息真实可靠,并有效防范舞弊和腐败,就能够为高校有效履行教学、科研、社会服务三大职能务实基础,提供有力的保障,从而促进高校发展目标的实现。
(四)高校内部控制的五大要素
COSO内部控制整合框架是内部控制理论之中认可度与操作性最好的理论,并且提出的内部控制五要素对于高校的内部控制体系的建设,也有着很好的借鉴价值,将其作为一个基础方向,并且以此引出高在内部控制的五要素——内部环境建设、风险评估工作、内部控制活动、信息沟通机制和内部监督工作。下对此方面包含的主要内容进行逐一论述。
1.控制环境
内部控制环境主要包括治理结构、关键岗位责任制与人事政策。高等学校的治理结构即为防止委托——代理问题出现,而进行组织机构的设置、权责的分配和相互制约牵制的制度安排。为实现战略和管理目标,高校要设置合理的组织架构,明确各部门职责权限,对关键岗位、关键业务明确岗位责任制,正确处理好集体决策与个人负责的关系,既明确责任,又明确问责办法,使责任制有效落实。 人事政策十分的重要。人才的选拔、培养、任用、考核及奖惩都需要按照人事政策来执行。对于教学科研人员,人事政策的好坏会显著影响他们在业务工作中的积极性;对于高等学校行政部门,特别是关键岗位的行政部门,如财务、基建部门,其人员必须有相应的资质资格和能力。
2.风险评估
风险评估工作需要进行风险识别、风险分析与风险应对。风险识别是通过对高校重要经济业务活动与流程进行检查分析,识别其存在影响控制目标实现的风险与机遇的环节。识别风险之后,必须对风险的情况进行进一步的详细分析,筛选、评判风险的规模、危害性、可能性、应对难度等。风险就是会带来负面影响的因素,需要对其进行相应的分析,提出应对的措施;机遇就是会带来正面影响的因素,在拟定目标和政策实行的过程中对其加以思考并充分使用。而风险应对是风险评估中最重要的环节,是指对可能出现的风险情况,采取与之相适应的措施,从而使风险发生对业务活动的产生的危害降到最低。
3.控制活动
控制活动是内部管理和控制中的环节,是指降低实现目标所承担负面影响的策略使其生效的各项行动,它的目的就是为了降低或者避免各种风险。在高等学校的整体层面(学校层面)、在组织结构内的各个层级、在各种业务活动之中,都存在控制活动。从整体层面的如二级单位的划分和业务部的授权、重大政策的调整和实施、集体决策事项议事方法的规定等方面。各类控制活动的实施,目的在于保证良好的教学、科研秩序,提离管理效率,促进各项业务的开展。
4.信息沟通
这项工作是指通过所建立的对从事业务产生的资讯进行技术操作的系统为管控和分析提供有效信息,并通过该系统进行情报传递的控制措施。获取、产生充分的资讯并促进资讯在需求部门间的良好传递与交换是高等学校实现内部控制的前提。各类有效资讯在高等学校内部上传下达提离了工作处理的效能,外部沟通使高等学校与外部上级下级组织和其他管理机构能够进行联络和信息反馈,促进外部人员、组织对高等学校加深了解。目前,对高等学校而言,外部组织中比较迫切了解高等学校内部信息的是地方教育主管部门,它通过经常性的、定期或不定期的报表上报、委托审计和检査来获取各类信息。信息与沟通是高校内部基于技术的沟通方式。校园网络等请示公告电子传递平台的使用、财务、资产、劳资等信息的网络化査询,以及传统的意见箱、座谈会、校长信箱等方式,为高等学校内部的信息传递提供了比较广泛快捷的方式。
5.监督评价
监督评价工作是贯穿于整个控制过程的,对其构建、实施和调整及成效进行的规范性和实践性的检视与评判的工作过程。详细到高校,包括内部管理者的监督监控和外部管理者的监督监控。内部监控主要是审计、监察、纪检、工会、教职工代表会等职能部门的监督。内审部门主要对财务会计、经济活动和经济责任进行检视和评价;监察部门主要针对党员领导干部和行政干部进行违纪违规违法方面的监督;工会、教职工代表会的相关决议进行评价和监督。高校外部主要为其所在地的教育部门的监控,其实施监控的工作方式主要包括外部审计、专项检查调査、调研等方式。