近代以来，中国社会经历了急剧的动荡和变化，作为处理政务的重要工具，公文也随着朝代的更迭发生了相应的变化，每个朝代都有种类繁多的公文。纵观这一时期公文文种的发展流变过程，文种总是随着社会发展和工作需要而调整变化，文种之间的功能划分日益明确，既具有继承性和沿袭性，也具有创新性和时代性。文种流变的过程，既受政治体制等外界因素的影响，也是自身优胜劣汰的结果，即满足社会公务需要的文种才具有较强的生命力。
晚清时期，作为最后一个封建王朝，清代社会矛盾的复杂程度、社会发展轨迹的曲折多变，前所未有。公文是社会的晴雨表，文种变化是清政府行文的需要，也是公文文种本身的需要。作为国家行政统治的重要工具，简单和有效是公文重要的衡量标准。因此，在公文实践中，逐步淘汰掉不适合的文种，是不可避免的。如，废题改奏。同时，也根据社会现实的需要新增某些文种。如，大量外交文种和专用文种的出现。
太平天国时期，为提高行政效率和宣传革命纲领，发展群众，在清王朝基础上发展了公文体系，并创造了一些独具特色的文种，为后世公文的发展作出了贡献。在文种的细化和创新上，太平天国公文文种是历代农民起义中文种最多的。这一时期的公文文种，呈现出形式多样、独具特色、宗教与法制高度统一、仍保留几千年封建文化的印记、大部分简洁明快文风朴实、诗歌入公文或直接以诗歌形式为公文等特点。不过鉴于农民革命的局限性，太平天国公文的一些先进因素未能获得持续的发展[23]。
北洋军阀时期，革命与反革命、复辟与反复辟、统一与分裂的斗争，以及各派之间的割据与混战，是北洋政府时期政局的突出特点，北洋政府的公文和公文工作就是在这样的背景下展开的 。这一时期的公文程式几经变化，文种也反复变化，而且封建文种中途死灰复燃。纵观公文文种的变更过程，可以看到袁世凯发布的第一个公文程式令，在公文用途上突出了大总统，又把令因发布的机关不同而分为大总统令、院令、部令，是封建等级观念的残余，较之南京临时政府的公文程式，倒退了一步，是不可取的。但是，它对民国时期的公文却有重要的影响，除大总统令、院令、部令1925年以后合并为令以外，其余训令、指令、布告、公函、咨、呈、批等文种，在民国时期长期被使用。可以说，民国时期公文的种类和用途此时已基本定型了，以后只是在此基础上作局部修改罢了。如，现在使用的函即源于北洋政府时期规定的公函。
中华民国时期，社会动荡、政权更迭频繁，公文文种一直处于变化和调整的过程中。一方面，废除了繁杂的封建文种，制定了简明的新文种。如，呈，现在分化为议案、请示和报告；批，现在的批复就是由其演变来的，只是用法有些区别。另一方面，摒除了封建文种的高低贵贱，从文种上表现民主思想。如，同一文种上下都可以使用，从而还文种本身无贵贱的原始状态。这些变化既适应了权力配置和国家行政管理的需要，也体现了对公文文种设置和使用的认识过程，呈现出如下的规律：文种数量由少到多，再由多到少，文种体系构建基本合理；文种功能数量简化则合并，数量繁多则细化，并且朝着功能单一、适用范围合理的方向发展；文种的流变具有一定的继承性和创新性，既遵循了历史发展的规律，又回应了社会政治体制的不断更迭；文种设置依据逐步明晰，多数是以行文主体、行文方向作为设置依据。民国公文文种的演变过程表明，尽管存在诸多不足之处，但当时人们对公文的认识逐渐清晰，现代公文的理念正在逐步形成。到了民国后期，文种设置已具备现代公文文种的特点。
中国共产党成立以来，新民主主义革命时期各主要根据地政府使用过的法定公文文种近30种，这些文种具有自然淘汰、发展变化的特点。在少数继承国民政府文种基础上，与国民政府公文文种相比，对封建尊卑等级观念抛弃得更加彻底，文种设计上更具科学性，为新中国成立后的文种规范留下了选择的巨大空间[28]。新中国成立以来，我国党政机关的公文工作经历了一个统——分——统的发展过程，并对文种设置进行了系统改进和健全完善。文种调整之多、频率之高，前所未有，呈现出如下流变规律：法定文种由繁到简，分工趋于精细化；常用文种保持相对稳定，功能有增有减；公文种类变化与社会变革紧密相关，体现了公文的时代色彩；文种的增减顺应了市场经济，突显了社会主义的民主政治、民主管理，使现行的公文更富有时代感，更具有权威性。总的来说，建国以来的公文文种演变，除了“文革”期间使用混乱外，公文改革还是沿着一条良性发展的道路前行的，文种的设置基本上满足了当时公务处理的需要。而且，这一阶段的公文，既是领导、促进改革开放健康发展的有效工具，又是为改革开放保驾护航、与时倶进的重要体现，因为文种流变的相对稳定性体现了人民政权的稳固性，同时也说明现代公文较为切合行政工作实际，较好地贯彻了简明、准确和适应公务活动要求的原则。