1是解决国际国内各种复杂问题的需要
新形势下国际国内政治、经济、社会问题的复杂性、动态性凸显，在国际上自新中国成立以来，档案一直发挥着解决重大国际纠纷，扭转两国谈判僵局的历史凭证作用。例如，在2013年国际瞩目的钓鱼岛事件中，我国凭借明代书籍、版图以及中日《马关条约》文件等档案文献，有力地证明了钓鱼岛自古是中国固有领土，妥善解决钓鱼岛争端。在国内，档案也是我国政府机构赖以建立的政治基础。例如，1992年新上任的香港总督彭定康单方面在公布的施政报告中对“宪制方案”内容做出重大改变，误导了不明真相的民众，给香港政权的顺利交接造成了阻碍。事情发生后我国政府人员迅速至外交部档案部门查阅档案，将查阅到的中英双方通过外交手段达成共识的七份文件原件通过新华社发布，还原历史真相，迅速稳定国内政局、维护社会安定。可见，档案对于国家建设的重要性，在新形势下面向政府决策的档案信息服务和知识服务势在必行。
2.是应对政府档案利用需求新特点的需要
根据相关统计报告，由于职业的特殊性，政府工作人员对各种档案利用形式(除“举办档案讲座”，耗时较长)均表现出最高的利用兴趣,达至“比较感兴趣”水平。可知目前政府工作人员对档案的利用需求较高，并呈现出注重高效率、高层次、高精度的新特点。目前已出版有《档案摘报》《档案面向政府决策的》《面向政府决策的参考》等面向政府决策的档案编研成果辅助政府决策，以发挥档案以史面向政府决策的的服务功能。但是随着经济社会的发展，行政人员仅凭借这些离散独立的纸质媒介无法满足其时效性强、查准率高的利用需求。在数字时代运用现代计算机技术和通信技术将档案历史信息和现实决策需要紧密结合，能够将海量数据信息转化为直接可利用的面向政府决策的档案信息和知识，满足政府人员日常行政工作中的决策需求。
3是帮助政府制定突发事件应急预案的需要
无论是历史上应对各类自然灾害形成的应急方案，还是如今社会各机构面对突发事件的具体应对措施，都将对政府今后处理类似突发事件具有重要的参考价值。由于档案部门掌握大量第一手资料，与社会各部门的档案机构联合，可以快速开展社会突发事件应急工作档案信息的收集整合工作。如目前城建档案馆作为快速反应部门已经被纳入城市建设系统的突发事件应急预案中，档案部门的参与将直接助力政府应急预案的制定。为辅助政府制定应急预案，档案部门还可以积极联合公安、消防、地震、防汛、气象和环保等部门加强对社会突发事件的研究，力求在充足的应急工作档案信息储备的基础上开展相关面向政府决策的档案知识服务，以不断提升应急服务质量和水平。
4是运用知识库保障政府的信息公开的需要
目前政府信息公开网站平台上提供的均是“必须公开的信息”，而各级政府部门的机关档案室、档案馆保存着所有“经申请可以公开的信息”和“不得公开的信息”。这些大量有用的政府信息部分未被数字化、部分未过封闭期，都未能直接面向社会公众开放，从长远来看有碍政府信息公开的公平正义。因此，建设数据丰富、完整齐全的政府政务文件档案信息库是保障政府信息公开顺利开展的前提和基础。而建设政府政务文件档案信息库即全面收集包含政府信息的档案资料，这也是面向政府决策的档案服务的基础性工程，因而面向政府决策的档案服务的全面建设将会使政府信息公开焕发新活力。